لا شك أن النظام المحاسبي الجيد يعتبر من المقومات الأساسية لنجاح المنظمات في تحقيق أهدافها، فهو بالإضافة إلى دوره الهام في الرقابة على عمليات المنظمة فإنه يوفر المعلومات الضرورية لكل الأطراف ذات المصلحة، ولا تختلف صناديق التأمين الخاصة عن غيرها في حاجتها إلى نظام محاسبي جيد يساعد الإدارة في الرقابة على إيرادات ومصروفات الصندوق وعلى استثماراته، ويساعد ايضا في اتخاذ القرارات  المختلفة، كما أن الاعضاء المشاركين فى الصندوق يهمهم الاطمئنان على أموالهم وحسن استثمارها بما يضمن حصولهم على حقوقهم في تواريخ استحقاقها، وهناك ايضا من سيكون  عضوا مشاركا فى المستقبل وحاجته الى المعلومات التي  ترشده لاتخاذ قرارا بالمشاركة اوعدم  المشاركة كما ان هناك  الجهات الرقابية التي تعمل على التأكد من الالتزام بالقوانين المنظمة لعمل الصناديق وضمان المحافظة على حقوق الآخرين، ولا ننسى اهتمامات الأطراف الأخرى الخارجية التي تتعامل معها الصناديق وحاجتها ايضا الى الاطمئنان على حقوقها.

ومن المعروف أن الانظمة المحاسبية تختلف كثيرا من مؤسسة الى اخرى، والعوامل التي تشكل تلك الانظمة هى طبيعة نشاط المؤسسة، وحجمها، وحجم البيانات التي يتم تداولها، والمعلومات التي يقع على عاتق تلك الأنظمة عبء توفيرها للإدارة وللآخرين، هذا بالإضافة إلى التشريعات المنظمة لنشاط المؤسسة.

وعلى ذلك فإنه لتحديد النظام المحاسبي الملائم لصناديق التأمين الخاصة لابد من التعرف عليها من حيث المفهوم، وأهم أنواعها، ثم التعرف على السجلات والحسابات والتقارير التي اشترط القانون توافرها في النظام المحاسبي الخاص بها، والمنهج المحاسبي الذي تتبعه في قياس إيراداتها ومصروفاتها وتقييم استثمارها.

أولاً: مفهوم صناديق التأمين الخاصة:

يقصد بصندوق التأمين الخاص كما ورد بالمادة الأولى من القانون رقم 54 لسنة 1975 “كل نظام في أي جمعية أو نقابة أو هيئة أو من أفراد تربطهم مهنة أو عمل واحد أو أية صلة اجتماعية أخرى تتألف بغير رأس المال ويكون الغرض منه وفقا لنظامه الأساسي أن تؤدي إلى اعضائه والمستفيدين منه تعويضات او مزايا مالية او مرتبات دورية او معاشات محددة وذلك في الحالات التالية:

·       زواج العضو وذريته أو بلوغه سن معينة أو وفاة العضو أو من يعوله.

·       التقاعد عن العمل أو ضياع مورد الرزق.

·       عدم القدرة على العمل بسبب المرض أو الحوادث.

·       أية أغراض أخرى توافق عليها الهيئة المصرية للرقابة على التأمين.

وبمقارنة هذا المفهوم بنظام التأمين الاجتماعي يتضح أنها تختلف عنه من حيث طبيعة العضوية وتحديد المزايا ومن حيث الطبيعة والمجال أيضاً، وذلك على النحو التالي:

-        عضوية صناديق التأمين الخاصة اختيارية وحركة الانضمام والانسحاب مكفولة قانونا أما في نظام التأمين الاجتماعي تكون اجبارية لجميع العاملين الخاضعين له ولايجوز لهم الانسحاب من النظام.

-        تتحدد المزايا وشروط وحالات استحقاقها ومستواها بما يتفق مع احتياجات أعضائها وفي حدود القدرات التمويلية المتاحة على مستوى كل صندوق على حده في حين يتحدد هيكل مزايا نظام التأمين الاجتماعي وحالات وشروط استحقاقها ومستواها في ضوء الاحتياجات والقدرات التمويلية المشتركة على مستوى كافة الخاضعين للنظام، وبمعنى آخر فإن محور الصناديق الخاصة إرادة وقدرات أعضائها في حين أن محور نظام التأمين الاجتماعي إرادة وقدرات المجتمع ككل.

-        يختلف مجال كل من صناديق التأمين الخاصة ونظام التأمين الاجتماعي القومي فإن الأولى تدار بمعرفة ممثلين عن أعضائها وتستثمر أموالها فيما يحقق أقصى مصلحة مادية واجتماعية لصالح هؤلاء الأعضاء في حين تدير نظام التأمين الاجتماعي هيئات حكومية وتستثمر أمواله في مشروعات التنمية للدولة.

وقد بلغ عدد صناديق التأمين الخاصة القائمة في مصر 719 صندوقًا بنهاية عام 2017، بلغ الساري منها 664 صندوقًا منها 55 صندوقًا تحت التصفية، يستفيد منها حوالي 5 مليون عضو، منهم 310 ألف عضو جديد خلال عام 2017 وبإجمالي اشتراكات سنوية 7.6 مليار جنيه مصري في 31/12/2017، كما يصل عدد الصناديق التي يفوق حجم الصندوق الواحد منها المليار جنيه مصري 11 صندوقًا. أما الصناديق صغيرة الحجم (من 250 مليون جم فأقل) فعددها 601 صندوق، وتعتبر باقي الصناديق متوسطة الحجم ما بين 250 مليون جنيه إلى أقل من مليار جنيه.  كما بلغ عدد صناديق التأمين الخاصة بنهاية عام 2018 نحو 733 صندوقًا، وبلغ الساري منها نحو 671 صندوقًا، منها نحو 62 صندوقاً تحت التصفية.

بلغت أصول صناديق التأمين الخاصة حوالي 67.89 مليار جنيه مصري في 31/12/2017، منها 61 مليار جنيه استثمارات مالية تصل نسبة الاستثمار في الأوراق المالية المضمونة فيها نسبة 72% بقيمة 43.8 مليار جنيه، بينما بلغت نسبة الاستثمار في الأسهم 1.8% بقيمة 1.1 مليار جنيه، في حين بلغت نسبة الاستثمار في الودائع 22%.

ثانياً: انواع صناديق التأمين الخاصة

يمكن تصنيف صناديق التأمين الخاصة على أساس المزايا والخدمات التي تؤديها كما يلي:

§       صناديق الزمالة:

تقوم هذه الصناديق بدفع مبلغ محدد مرة واحدة للعضو أو المستفيد عند تحقق الواقعة المنصوص عليها في النظام الأساسي للصندوق، ويعتمد التمويل على اشتراكات الأعضاء المحددة في صورة مبالغ ثابتة وموحدة أو حسب فئة المرتب بالإضافة إلى مساهمة أو دعم جهة العمل إذا رغبت، بالإضافة إلى عائد استثمار الأموال.

§       صناديق الادخار والاستثمار:

وهي التي تعمل على تجميع مدخرات من الأعضاء واستثمارها بأكبر عائد ممكن، وتتمثل الموارد المالية في الاشتراكات التى تكون عادة نسبة من المرتب الاساسي بالإضافة الى ما تقدمه جهة العمل في صورة مبلغ ثابت نسبة من إيراداتها الجارية، كما يدخل ريع استثمار الأموال وأية موارد أخرى يوافق عليها مجلس إدارة الصندوق ضمن الموارد المالية السنوية للصندوق.

ويقيد لحساب كل عضو الاشتراكات الشهرية المستقطعة مضافا إليها ما يخصه من عائد الاستثمار وأية مبالغ أخرى بعد خصم المصروفات الإدارية، ويتمتع عضو هذا النوع بالحق في إجراء تصفية كلية أو جزئية بعد مضي سنة على اشتراكه بالصندوق كما يحق له الحصول على قرض من حسابه الشخصي بما يتوافق مع الضوابط المحددة بالنظام الأساسي للصندوق، وهذه الصناديق ذات صبغة ادخارية بحتة وليس لها أية صفة تأمينة.

§       صناديق مكافآت عقد العمل الفردي:

تعتبر هذه الصناديق وسيطا بين جهة العمل وبين هيئة التأمينات الاجتماعية فهي تحصل من جهة العمل على فروق مكافآت ترك الخدمة المستحقة للموظفين الذين التحقوا بالخدمة قبل 1/6/1961، وتقوم باستثمار هذه الأموال لصالح الأعضاء، وعند انتهاء خدمة أي منهم يتم تحويل رصيده بالصندوق إلى هيئة التأمينات الاجتماعية التي تقوم بصرف معاش دوري له أو لورثته بعد وفاته، ونظرا إلى أن عضوية هذ ا الصندوق مقصورة فقط على فئة معينة فإنه سوف ينتهي بانتهاء عضوية تلك الفئة.

§       صناديق التأمين التكميلية:

وهي التي نشأت بغرض تقديم مزايا تأمينية مكملة لنظم التأمينات الاجتماعية، وتأخذ المزايا التأمينية التي تقدم للأعضاء شكل مكافآت ترك الخدمة) وتدفع مرة واحدة (أو معاش دوري، وتعد هذه الصناديق نموذجا جيدا لتعويض انخفاض مزايا التأمين الاجتماعي.

§       صناديق التأمين ذات الطبيعة الخاصة:

تختلف هذه الصناديق في طبيعتها عن الصناديق السابقة حيث تقوم بإصدار وثائق تأمين لمن يرغب من أعضائها في التأمين على حياته مقابل القسط التأميني الذي يدفع إما مرة واحدة في صورة قسط وحيد أو بصفة دورية كل فترة معينة، وتقدم الخدمة لأعضائها دون الحصول على أية أرباح.

وتمتد الحماية في هذه الصناديق لتشمل إمكانية توفير تأمين مختلط أو مدى الحياة لمن يرغب من الأعضاء، كما تتن وع فيها الخدمات الاجتماعية التي تقدمها بالتوازي مع الخدمات التأمينية مثل: صندوق تأمين القوات المسلحة، وصندوق تأمين ضباط الشرطة.

§       صناديق التأمين الطبية:

وهي تقدم مزايا علاجية تتمثل في صرف قيمة الدواء والمساهمة في أجور الأطباء والاستشاريين، كما تمتد إلى تكاليف إجراء العمليات الجراحية للعضو وأسرته في حدود ما تسمح به الأنظمة الأساسية لهذه الصناديق، وتتمثل موارد هذه الصناديق في اشتراكات رمزية من الأعضاء ومساهمات أساسية من جهات العمل من خلال مبلغ ثابت أو نسبة من الإيرادات الإضافية لجهات العمل.

مما سبق يمكن القول بأن نشاط صناديق التأمين الخاصة يتمثل في تجميع الاشتراكات من أعضائها وكذا مساهمة الدولة أو الجهة التابع لها الصندوق واستثمار تلك الأموال في الاستثمارات الآمنة وبالنسب المنصوص عليها في المادة الرابعة عشر من اللائحة التنفيذية للقانون رقم 54 لسنة 1975، وتستخدم الإيرادات السنوية في الوفاء بالتزامات الصندوق قبل أعضائها، وسداد المصروفات الإدارية المختلفة اللازمة لتسيير أعمالها خلال العام، ويمكن بيان إيرادات ومصروفات صناديق التأمين الخاصة كما يلي:

الإيرادات

من خلال نص المادة الحادية عشرة من الفصل الثاني) النظام المالي للصناديق (من القانون رقم 54 لسنة 1975 بإصدار قانون صناديق التأمين الخاصة يمكن تبويب إيرادات صناديق التأمين الخاصة في مجموعتين كما يلي:

أولاً: الإيرادات السنوية) الدورية)

-        اشتراكات الأعضاء، وتحسب عادة كنسبة مئوية يتم استقطاعها من الراتب الأساسي، أو نسبة مئوية من الأرباح أو الحوافز، وقد ينص النظام الأساسي للصندوق على الجمع بين النظامين، ويتم تحديد هذه النسبة بمعرفة الخبيرالاكتواري.

-        مساهمات جهات العمل، وهي المبالغ الدورية التي تحسب كنسبة من الدخل الكلي لجهة العمل أو كنسبة من الرواتب الشهرية، أو المبالغ الدورية المحددة التي تساهم بها كل جهة عمل في تمويل الصندوق التابع لها وتعتمد على إمكانيات كل جهة.

-        عائد الاستثمارات، ويقصد به العائد السنوي من استثمارات الصندوق لأمواله.

ثانيا إيرادات غير دورية) غير متكررة)

وهي إيرادات تحدث مرة واحدة فقط أو أكثر من مرة ولكن بصفة غير منتظمة، وتشمل كل أو بعض الأنواع التالية حسب النظام الأساسي للصندوق:

-        مساهمات الأعضاء في التأسيس.

-        مساهمات الدولة او جهات العمل فى التاسيس

-        الدعم المالي من الدولة أو من جهات العمل للصناديق.

-        المصروفات والمزايا والتعويضات:

المزايا والتعويضات

وهي المبالغ لتي ينص عليها النظام الأساسي للصندوق وتسدد للأعضاء في حالات الإحالة إلى المعاش أو العجز بنوعية الكلي والجزئي والاستقالة والنقل إلى جهة عمل أخرى، وقد تصرف تلك المبالغ مرة واحدة أو بصورة دورية وقد تأخذ الشكلين معا، كما تصرف هذه المبالغ للمستفيدين في حالة وفاة العضو، وقد ينص نظام الصندوق على صرف تعويضات أو مزايا للأعضاء المشتركين في حالات وفاة زوج أو زوجة العضو المشترك.

المصروفات الإدارية

وهي المبالغ التي يتم صرفها بمعرفة ادارة الصندوق والمرتبطة بنشاط الصندوق، وعادة ما تنص الانظمة الأساسية للصناديق على أن تكون المصروفات الإدارية في حدود نسبة معينة من الاشتراكات أو الإيرادات، وتشمل المصروفات الإدارية البنود التالية:

-        مصروفات دورية سنوية مثل أجور ومكافآت العاملين، ومكافآت أعضاء مجلس الإدارة، ورسم الإشراف والرقابة، ومصروفات الجمعيات العمومية وبدلات الانتقال، والمصروفات البنكية، الإيجار والنور والمياه والتليفون، مصروفات إدارية متنوعة، وأتعاب مراقب الحسابات، ...

-        مصروفات دورية على فترات تزيد عن السنة مثل أتعاب الخبير الاكتواري، ومصاريف الصيانة والإصلاح.

-        مصروفات لا تأخذ صفة الدورية وتشمل رسوم النشر والتعديل عند إجراء أي تعديل على النظام الأساسي.

مما سبق يمكن استنتاج الخصائص العامة لصناديق التأمين الخاصة والتي تؤثر على النظام المحاسبي وهي:

1.    عدم وجود رأس مال

فالصناديق وإن كان لها شخصيتها المستقلة إلا أنها تنشأ بدون رأس مال لها، وجميع أموالها تستخدم في الوفاء بالتزاماتها قبل أعضائها، وبالتالي لا حاجة لتخصيص حساب لرأس المال ضمن حساباتها، ويخصص حساب آخر باسم المال الاحتياطي يتجمع به الفائض السنوي للإيرادات.

2.    المشاركة في الصناديق تكون اختيارية

ويؤدي ذلك ايضا الى حرية الانسحاب من المشاركة في أي وقت، وهذا يؤدي إلى نشأة مسئولية عرضية على الصندوق، ويستلزم ذلك تكوين مخصصات لمقابلة تلك الالتزامات.

3.    الالتزامات العرضية

فبالإضافة إلى الالتزامات السابقة فإن التعويضات في حالات الوفاة أو العجز أو الأحداث الأخرى العرضية التي تنص عليها أنظمة الصناديق ينشأ عنها التزامات عرضية أثناء العام، وبالتالي يلزم الاحتياط لهذه الالتزامات.

4.    أهدافها اجتماعية

فهي لا تهدف إلى تحقيق أرباح لنفسها، وبالتالي فإن المقابلة بين الإيرادات والمصروفات يكون الهدف منها تحديد المال الاحتياطي في آخر العام، والذي يتأثر بفائض إيرادات الفترة عن المصروفات والالتزامات الخاصة بالفترة، ولذلك لا يظهر حساب للأرباح أو الخسائر، وبالتبعية لا يوجد حساب لتوزيع الأرباح والخسائر.

5.    مصادر الإيرادات محدودة

فمصدر الإيرادات الرئيسية هي جهة العمل سواء بحجز الاشتراكات من المنبع أو مساهمات جهة العمل ذاتها، وبالتالي تقل المخاطر المتعلقة بتحقق هذه الإيرادات، وتقل الحاجة إلى تكوين مخصصات الديون المشكوك في تحصيلها.

6.    عمليات الصندوق تتم نقدا او بشيكات

يلاحظ ان ايرادات ومصروفات الصناديق تتم كلها نقدا او بشيكات عدا نسبة بسيطة تتعلق بالتسويق الخاصة بالفترة المالية، لذلك تكون حسابات المدينين والدائنين ضئيلة للغاية.

7.    السجلات والتقارير والحساب الختامي محددة بنص القانون أو لائحته التنفيذية

فالمادة رقم 13 من الفصل الثاني من القانون تقضي بأن يكون لكل صندوق ميزانية سنوية وأن يكون له حسابات منتظمة تتناول إيراداته ومصروفاته، وتبدأ السنة المالية في أول يناير وتنتهي آخر ديسمبر من عام، ويمكن في أحوال خاصة الموافقة على أن تنتهي السنة المالية للصندوق في غير هذا التاريخ.

أما المادة رقم 14 فقد نصت على أن يقدم رئيس مجلس الإدارة إلى الهيئة العامة للرقابة المالية خلال الشهر التالي لإقرار الميزانية من الجمعية العمومية للصندوق البيانات التالية:

1- الميزانية.

2- حساب الإيرادات والمصروفات.

3- تقرير عن الحالة العامة للصندوق.

4- بيان عدد الاشتراكات الجديدة وقيمتها وعدد المشتركين الذين توقفوا خلال العام وقيمة اشتراكاتهم.

5- بيان عدد المطالبات التي قدمت للصندوق خلال العام وقيمتها ومقدار التعويضات التي تمت تسويتها، ويجب أن تقدم الميزانية وحساب الايرادات والمصروفات مصدقا عليها من قبل مراجع الحسابات وذلك طبقا للنماذج التي تضعها اللائحة التنفيذية.

وتقضي المادة رقم 16 من القانون بأن يوضع تحت تصرف المشتركين جميع البيانات الواجب تقديمها إلى الهيئة بموجب المادة 14.

وقد بينت اللائحة التنفيذية للقانون سجلات وحسابات الصناديق ومركزها المالي، فقد نصت المادة 11 من اللائحة بأن يمسك الصندوق السجلات الآتية (معتمدة من الهيئة قبل استخدامها):

1- سجل العضوية.

2-سجل محاضر جلسات مجلس الإدارة والجمعية العمومية.

3- سجل الأموال المملوكة للصندوق وتقيد به استثمارات الصندوق بالتفصيل والتغييرات التي تطرأ عليها.

4- سجل الإيرادات.

5- سجل الاشتراكات.

6- سجل مطالبات الأعضاء والتعويضات والمزايا.

7- سجل المصروفات ويجب ان تدون البيانات الخاصة به تفصيليا

8- سجل سلفيات الأعضاء.

النظام المحاسبي لصناديق التأمين الخاصة:

يمكن تعريف هذا النظام بأنه نظام تجميع ومعالجة بيانات المعاملات وعرض المعلومات المالية على الأطراف المعنية، وإذا كان القانون قد حدد السجلات والتقارير المطلوبة فإنه قد سمح بتطوير النظام وحدد نطاق التطوير في دمج سجلات الإيرادات والمصروفات ولم يتطرق نهائيا الى دفاتر محاسبية للقيد الاولى؛ ولم يبين الطريقة المحاسبية التى يجب اتباعها ومن ثم تحديد الدفاتر اللازمة، وبذلك فإنه قد أتاح الفرصة للإدارة لاختيار الطريقة أو المنهج المحاسبي.

وبالرجوع إلى الخصائص العامة التي ذكرناها من قبل لنشاط الصناديق نجد أن الطريقة المحاسبية المناسبة هي الطريقة الأمريكية، وهذا هو المتبع في معظم الصناديق.

وعلى ذلك فإننا سوف نعرض النظام المحاسبي لصناديق التأمين الخاصة من ناحية الدفاتر والسجلات والقوائم المالية والمنهج المحاسبي في معالجة الإيرادات والمصروفات وتقييم الاستثمارات.

أ‌.       الدفاتر:

ويتم فيها تجميع بيانات العمليات المختلفة التي قام بها الصندوق، وتصنيفها وتشغيلها وطبقا للطريقة الامريكية يتم إمساك دفتر واحد للقيد يقوم بوظيفة كل من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ، ويتم تقسيم صفحات الدفتر إلى خانات بأسماء الحسابات الخاصة بالصندوق، والتي تنحصر عادة في حسابات الإيرادات، وحسابات المصروفات الإدارية، ورسوم الإشراف والرقابة وحسابات التعويضات والمزايا وحاسبات الأصول وحسابات الاستثمارات بالإضافة إلى الحساب الجاري بالبنك، ويمكن أن يطلق على هذا الدفتر سجل العمليات حيث تسجل به جميع العمليات التي يقوم بها الصندوق.

ب‌.   السجلات:

وتشمل نوعين من السجلات هما سجلات محاسبية وسجلات إحصائية أو بيانية:

1.    السجلات المحاسبية: تسجل بها العمليات المالية وتشمل الأنواع التالية:

سجل الأموال المملوكة للصندوق: تسجل به أنواع الاستثمارات بالتفصيل وجميع التغييرات التي تطرأ عليها الزيادة أو النقص، ويعتبر هذا السجل بمثابة دفتر الأستاذ المساعد بالنسبة للاستثمارات.

ويمكن إضافة سجل آخر وهو سجل الأصول التشغيلية: أي الأصول المملوكة للصندوق والتي تقتني بغرض استخدامها وليس بغرض الاستثمار.

سجل الإيرادات: تسجل به جميع العمليات الخاصة بكل أنواع إيرادات الصندوق الدورية منها وغير الدورية،

مع مراعاة عمل التسويات الجردية اللازمة في اخر العام طبقا لأساس الاستحقاق، ويعتبر هذا السجل ايضا أستاذ مساعد الإيرادات.

سجل المصروفات: تسجل به تفاصيل المصروفات الإدارية المختلفة، ورسم الاشراف والرقابة والمصروفات الأخرى، ويكون السجل بمثابة دفتر الأستاذ المساعد الخاص بالمصروفات.

سجل مطالبات الأعضاء والتعويضات والمزايا: يسجل به الطلبات المقدمة من الأعضاء والمستفيدين بشأن صرف تعويضات أو المزايا المستحقة لهم عند تحقق واقعة استحقاق التعويضات أو المزايا، ويتم حساب وتسجيل قيمة التعويضات أو المزايا المستحقة لكل مطالبة طبقا للنظام الأساسي وحساب نوع التعويضات والمزايا، ويوقع العضو او المستفيد عن استلامه لقيمة التعويضات، ويؤدى السجل ايضا مهمة الاستاذ المساعد للتعويضات والمزايا.

سجل سلفيات الأعضاء: لا يوجد هذا السجل إلا في حالات الصناديق التي يسمح نظامها الأساسي بمنح سلفيات لأعضائها، ويسجل فيه اسم العضو المقترض وبياناته الشخصية، وقيمة القرض وشروط وتاريخ الاستحقاق، ويعد السجل بمثابة الأستاذ المساعد لسلفيات الأعضاء.

سجل الاشتراكات: يوضح به أسماء الأعضاء وقيمة الاشتراك الشهري أو السنوي، وتاريخ السداد، والأعضاء المنضمين خلال العام واشتراكاتهم، ويتم إعداد التقرير الخاص بالاشتراكات الجديدة والاشتراكات التي توقف أصحابها عن سدادها خلال العام) نموذج 6 صناديق (من هذا السجل.